很多中小型制造企业在日常运营中都面临一个共同的难题：采购、生产、销售和库存数据分散在不同人手里，财务对不上账，仓库盘点像打仗，客户订单交付总延迟。尤其在订单量上升时，原本靠Excel表格和人工记录的方式彻底崩溃——原材料缺货导致停产，成品积压又占资金。更头疼的是，老板想看一眼实时库存或利润情况，得等财务花半天时间手工汇总。这种‘信息孤岛’现象不是个例，而是当前80%小微制造企业的常态。
为什么传统方式撑不起现代进销存需求？
过去，不少企业用Excel做进销存管理，看似成本低，实则隐患多。比如某地级市的五金配件加工厂（企业类型：离散制造业，员工35人，月均订单200+单），最初就是靠三张Excel表分别记录采购、出库和销售。但问题很快浮现：采购员不知道仓库还有多少原料，经常重复下单；车间领料没有留痕，月底盘点发现损耗率高达7%；最严重的一次，因未及时更新铜材库存，导致一批定制阀门无法按时交货，赔偿客户违约金1.8万元。
这类问题的核心在于——信息不联动。采购、仓储、生产、销售四个环节各自为政，数据无法实时同步。而市面上一些专业ERP系统动辄几十万起步，实施周期长达数月，对中小企业来说既贵又慢。于是越来越多企业开始寻找折中方案：既能快速上线，又能灵活调整的进销存工具。
零代码平台为何成为破局关键？
近年来兴起的零代码开发平台，正逐步改变中小企业数字化的门槛。以搭贝低代码平台为例，它允许非技术人员通过拖拽组件的方式搭建业务系统，无需写一行代码。更重要的是，它可以针对具体行业场景提供模板化应用，比如 生产进销存（离散制造） 模板就专门适配了工序流转、BOM物料清单、工单跟踪等功能，比通用进销存更适合制造类企业。
所谓“零代码”，并不是真的什么都不做，而是把复杂的编程逻辑转化为可视化操作。比如设置一个“当采购入库完成时，自动增加可用库存”这样的规则，传统系统需要程序员写触发器，而在零代码平台上，只需选择“采购单”模块，点击“添加自动化”，然后设定条件与动作即可完成配置。整个过程就像搭积木，懂业务的人自己就能搞定。
实战案例：一家汽配厂的进销存升级之路
浙江台州某汽车金属件生产企业，主要为本地改装厂供货，属于典型的中小型离散制造企业（年营收约1200万元，员工42人）。此前使用纸质单据+Excel登记，每月至少出现2-3次错发料、漏记账的情况。2025年第四季度，该企业决定尝试数字化改造，选择了 生产进销存系统 作为基础模板进行部署。
他们首先将原有的物料编码体系导入系统，包括钢材型号、半成品编号、成品SKU等共计387项。接着，在搭贝平台上创建了五大核心模块：供应商管理、采购订单、原材料入库、生产工单、成品出库。每个模块之间通过唯一单号关联，确保数据可追溯。
- 🔧第一步：基础资料初始化 —— 在系统中录入所有供应商信息、物料主数据、仓库分区位置，并为每种原材料设置安全库存预警值（例如不锈钢板低于500公斤时触发提醒）。
- ✅第二步：采购流程线上化 —— 采购员提交电子采购申请，经主管审批后生成正式采购单，供应商可通过外链查看并确认交期，到货后仓管扫码收货，系统自动更新库存台账。
- 📝第三步：生产领料闭环管理 —— 车间根据生产计划领取材料，必须在系统中选择对应工单进行领料登记，系统按BOM表扣减库存，避免超领滥用。
- 📊第四步：销售出库与成本核算联动 —— 销售订单发货后，系统自动生成出库单，并结合加权平均法计算销售成本，财务月末结账时间从原来的3天缩短至4小时。
- 🔔第五步：设置关键节点提醒 —— 配置多项自动化通知，如“订单交付倒计时3天未出库”、“某物料连续两周未采购”等，推送至责任人企业微信。
整个系统从启动到上线仅用时6个工作日，由公司内部一名熟悉业务的文员主导操作，IT支持为零。目前该企业已实现全链条数据在线可视，管理层可通过手机随时查看库存周转率、订单履约率等核心指标。
常见问题一：员工不会用怎么办？
这是多数企业在数字化初期最担心的问题。实际上，只要系统设计贴近原有工作习惯，学习成本极低。比如上述汽配厂的做法是：保留原有的“领料单”“送货单”样式，只是把填写方式从纸质改为手机App录入。同时录制了5段短视频教程，每段不超过3分钟，涵盖“如何新建采购单”“怎么扫描二维码入库”等内容，新员工培训半天即可上岗。
此外，搭贝平台支持一键生成操作手册，可导出PDF下发给员工。对于年纪偏大的仓管人员，建议采用“老带新+现场指导”的方式过渡，前两周允许双轨运行（纸质+系统并行），待熟悉后再完全切换。实践表明，只要流程设计合理，普通员工一周内即可适应新系统。
常见问题二：数据迁移太麻烦？
很多企业卡在“历史数据怎么搬”的问题上。其实不必追求一次性全部导入。正确的做法是：只迁移当前有效的基础数据和未完结的业务单据。例如，只需导入现有库存数量、活跃供应商名单、正在进行中的订单，至于一年前的旧订单，完全可以保留在原Excel中作为归档查询。
搭贝系统支持Excel批量导入功能，字段匹配后可一键上传。若原始数据格式混乱，建议先花半天时间清洗整理，比如统一单位（“吨”“千克”不能混用）、补全缺失编码、删除重复项。一个小技巧是：先导入少量测试数据验证结构是否正确，再批量处理正式数据，避免返工。
如何验证系统是否真正见效？
效果不能凭感觉，必须有量化指标来衡量。该汽配厂设定了三个关键验证维度：
| 指标 | 上线前 | 上线3个月后 | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 库存准确率 | 76% | 98.5% | ↑22.5% |
| 订单交付准时率 | 82% | 96% | ↑14% |
| 财务结账耗时 | 72小时 | 4小时 | ↓94.4% |
这些数据变化说明系统不仅提升了效率，也增强了管理透明度。特别是库存准确率的提升，直接减少了紧急采购频次，全年节省采购成本约9.3万元。
不同行业的进销存变体应用
虽然案例聚焦制造业，但零代码进销存的灵活性使其能快速适配其他场景。例如：
- 对于食品贸易商，可选用 食品进销存系统 ，重点强化批次管理、保质期预警、冷链运输记录等功能；
- 连锁餐饮门店则适合 餐饮门店进销存系统 ，集成POS销售数据，自动反算原料消耗；
- 若是服务型公司无实物库存，也可使用 进销存系统（无库存版） ，专注合同履约与费用归集。
这说明，进销存的本质不是记账，而是对企业资源流动的全过程追踪。只要抓住“采购→流入→转化→流出”这条主线，就能根据不同业务特点构建专属模型。
低成本落地的关键策略
想要成功推行新系统，除了选对工具，还得讲究方法。以下是经过验证的三条实用建议：
- 🎯从小切口切入 —— 不要一开始就想着“全面替换”，而是选定一个痛点最深的环节试点，比如先解决仓库入库不准的问题，见效后再逐步扩展。
- 👥让一线员工参与设计 —— 系统好不好用，操作者最有发言权。在配置表单字段时，邀请仓管、采购一起讨论，哪些信息必须填、哪些可以选填，减少后期抵触情绪。
- 🔄建立持续优化机制 —— 上线后每月召开一次复盘会，收集使用反馈，利用零代码平台的灵活性快速迭代。例如有企业发现“退货原因”选项不够细，第二天就新增了“运输破损”“规格不符”等子类。
值得一提的是，搭贝平台提供免费试用入口，企业可在 新版进销存系统（通用版） 中体验完整功能，无需绑定银行卡，注册即用。对于预算有限的小团队，甚至可以直接基于免费版本长期使用，仅在并发量增大或需要高级报表时才升级付费套餐。
未来趋势：进销存正在变成“智能中枢”
随着AI能力的融入，未来的进销存系统不再只是记录工具，而是能主动提供建议的“决策助手”。例如，系统可根据历史销售数据和市场波动，自动推荐最优采购量；或者识别出某类产品退货率异常升高，提示质量部门介入调查。
虽然目前这类高级功能还在演进中，但基础的数据积累已经至关重要。今天每一条准确录入的采购单、每一个规范执行的出库流程，都是在为未来的智能化打地基。正如那位台州汽配厂老板所说：“以前觉得系统是负担，现在才发现它是帮我们看清生意的眼睛。”
如果你的企业还在用Excel对抗日益复杂的供应链，不妨从今天开始尝试转变。访问搭贝官网，探索适合你行业的进销存解决方案，点击 新进销存（标准版） 立即体验标准化流程，或联系客服获取定制建议。数字化转型，从来都不是大企业的专利。
