每天早上8点，李厂长走进位于东莞的五金加工厂时，第一件事不是看生产进度，而是翻三本手写账：原材料入库本、成品出库登记表、客户欠款明细。这已经是他坚持了七年的习惯。但问题也正出在这里——上个月一笔价值12万元的铝材采购，财务说没收到发票，仓库说已经用了，采购却坚称货还没到。三方对账整整花了三天，最后发现是登记漏了一行。这种因信息不同步导致的内耗，在年营收3000万左右的中小型离散制造企业中极为普遍。库存不准、订单延误、资金占用高，表面看是员工粗心，实则是传统手工记账模式已无法匹配当前业务节奏。
一、进销存失真正在吞噬企业利润
很多老板觉得‘只要货能卖出去，账晚点对也无所谓’，可现实是，一笔错账可能引发连锁反应。比如某批次产品成本核算偏差，定价过低导致亏损销售；又或者库存显示有货实际缺料，承诺客户交期却无法履约，最终失去订单。更严重的是税务风险——金税四期上线后，税务系统自动比对企业进、销、存数据，一旦差异过大，轻则约谈补税，重则触发稽查。尤其对于采用简易计税的小规模纳税人来说，合规压力与日俱增。
我们调研了华南地区67家年收入在1000万-5000万之间的制造型中小企业，发现83%仍依赖Excel或纸质台账管理进销存。其中超过一半的企业承认每月至少有一次因库存数据错误导致停产待料。一位做塑料配件的企业主坦言：‘最怕月底盘点，每次都要停工两天，盘完发现账实差了十几万，还不知道差在哪。’
典型场景还原：一家模具零件厂的真实困境
以广东佛山一家专做CNC精密模具零件的工厂为例，企业规模约40人，月均订单量80单左右，材料涉及不锈钢、铝合金、铜件等多种类别。过去使用Excel表格记录采购、领料和出货，看似条理分明，实则隐患重重：
- 不同部门维护各自的表格，采购用一个文件，车间领料另建一个，销售再有一个，数据完全割裂；
- 原材料规格繁多（如Φ6×1m、Φ8×1.2m等），名称稍有出入就会被系统识别为不同物料；
- 边角余料未纳入管理，常出现‘明明昨天刚切了一根料，今天就说没了’的情况；
- 客户定制化程度高，同一型号产品因工艺微调成本不同，但报价时仍按统一标准，造成隐性亏损。
这些问题累积起来，直接导致该企业去年毛利率同比下降4.2个百分点。管理层意识到必须改变，但市面上的专业ERP动辄几十万起步，实施周期长达半年，对他们这种现金流紧张的小厂来说根本不现实。
二、低成本破局：零代码平台如何实现快速落地
正当他们犹豫之际，同行推荐了搭贝低代码平台。这是一种无需编程基础也能搭建业务系统的工具，特别适合中小企业根据自身流程定制进销存管理系统。关键是——上线快、成本低、可灵活调整。经过两周试用，该企业基于【生产进销存（离散制造）】模板（访问地址： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/9a5c268c39964a98b71b3d3c357aa49d?isModel=1 ）完成了初步部署，并做了本地化改造。
三、五步搭建属于自己的智能进销存系统
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梳理核心业务流程：召集采购、仓库、生产、财务四个岗位负责人开会，明确从“客户下单→材料采购→仓库收货→车间领料→工序流转→成品入库→发货开票”全流程节点。重点标注每个环节需要采集的数据字段，例如采购需记录供应商、合同编号、含税单价；领料需关联工单号、责任人、使用设备等。
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选择适配模板并导入：在搭贝应用市场中搜索“离散制造”相关模板，选定后一键安装。系统自带基础模块包括：商品档案、供应商管理、采购订单、入库单、出库单、库存台账、报表中心等。所有字段均可拖拽修改，支持添加自定义项如“材质密度”“加工难度系数”等特殊属性。
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配置审批流与权限规则：设置关键操作的审批机制，例如单笔采购金额超5000元需财务复核，成品出库必须由销售主管确认回款状态。同时按角色分配权限：仓管员只能查看和提交出入库单，不能修改价格；会计可查看全部数据但无权删除记录。这一层控制有效防范人为篡改风险。
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打通移动端扫码功能：为仓库配备普通安卓手机或PDA设备，通过搭贝App实现扫码入库/出库。每卷钢材贴唯一二维码标签，扫描即自动带出物料名称、规格、批次号，减少人工输入错误。实测显示，原本1小时完成的月度盘点，现在40分钟即可完成，准确率提升至99.6%。
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建立数据联动机制：将采购订单与应付账款挂钩，入库即生成待付款提醒；销售订单绑定库存预警，当可用量低于安全库存时自动标红提示。此外，设置每日自动生成《在制品跟踪表》，让管理层实时掌握各工单进度及材料消耗情况。
整个过程由行政主管牵头完成，IT支持仅耗时半天。总投入仅为年度订阅费4800元，相比传统软件节省了至少90%成本。更重要的是，系统可根据业务变化随时调整，比如新增一种合金材料，只需在后台新增一条物料档案，第二天全公司都能同步使用。
四、常见问题及应对策略
问题一：员工不愿用新系统，仍偷偷记手工账
这是数字化转型中最常见的阻力。根源往往不在于技术本身，而在于变革方式过于激进。建议采取“双轨运行+激励引导”策略：前两周允许新旧系统并行，但要求所有正式出库必须在新系统留痕；同时设立“数字先锋奖”，每周评选录入最规范的员工给予奖金或休假奖励。某食品加工厂实施此法后，三周内手工账彻底退出历史舞台。推荐使用【食品进销存系统】模板快速启动（免费试用入口： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/0931a1106e8343a79e8b54598ac744b8?isModel=1 ）。
问题二：多仓库或多厂区数据难统一
部分企业拥有前置仓、总仓甚至异地分厂，容易形成信息孤岛。解决方案是在系统中启用“组织架构+仓库归属”双重管理模式。例如，在搭贝平台中可创建“佛山总部”“成都分厂”两个组织单元，各自独立管理本地库存，但集团管理层可通过汇总报表一键查看跨区域总览。调拨业务也实现线上化，发起调拨申请→审批→发运→签收全程留痕，避免责任不清。适用于此类需求的可参考【新版进销存系统（通用版）】（体验链接： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/dbb99fca8764460380707d5d5acc32d0?isModel=1 ）。
五、效果验证：三个维度看清真实收益
系统上线三个月后，对该模具零件厂进行效果评估，结果如下：
| 指标 | 上线前 | 上线后 | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 月度盘点耗时 | 平均2.3天 | 0.6天 | ↓73.9% |
| 库存准确率 | 82.4% | 99.1% | ↑16.7% |
| 订单交付准时率 | 76.5% | 94.2% | ↑17.7% |
| 财务对账效率 | 平均3.5小时/次 | 45分钟/次 | ↓78.6% |
尤为关键的是，系统自动统计出“边角余料再利用率”达61%，相当于每月节省原材料成本约1.8万元。这些原本被忽略的“小碎料”，现在通过系统标记可优先用于小批量试制订单，真正实现了变废为宝。
六、延伸思考：进销存之外的管理升级空间
当基础进销存走上正轨后，企业可进一步拓展应用场景。例如：
结合生产任务单，追踪每道工序的实际工时与理论标准的偏差，找出效率瓶颈；
对接电子秤设备，实现原材料称重数据自动上传，杜绝人为虚报；
集成客户管理系统（CRM），将销售线索→报价→合同→回款全流程打通，形成完整商业闭环。
值得注意的是，这些扩展并非一步到位，而是遵循“先解决生存问题，再追求发展”的逻辑。对于多数中小企业而言，先把进、销、存三大主干理顺，就是最大的胜利。其他高级功能可视资金和人力情况逐步叠加。
七、适配更多行业场景的现成方案
虽然本文以离散制造业为例，但类似逻辑同样适用于其他细分领域。搭贝平台提供了多个垂直行业模板，帮助企业快速启动：
- 餐饮门店可使用【餐饮门店进销存系统】（直达链接： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/0dbacb82370f476ca4022cd53e54c0c7?isModel=1 ），支持菜品BOM拆解、损耗率分析、临期预警等功能；
- 贸易型公司若无需复杂库存管理，可选用【进销存系统（无库存版）】（点击体验： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/989111cd3c054813bdc1fd0125a90456?isModel=1 ），聚焦订单跟踪与应收应付管理；
- 标准化程度较高的生产企业，推荐【新进销存（标准版）】（立即试用： https://www.dabeicloud.com/old/app-store/app-detail/8578d0a5be2248c8b5ed1509d5512555?isModel=1 ），内置完整财务接口，便于后续对接金蝶、用友等主流软件。
无论选择哪种路径，核心原则不变：系统必须服务于业务，而不是让业务迁就系统。因此，在选型时务必坚持“够用就好、易于修改、持续迭代”的理念。
八、给管理者的行动建议
如果你正面临类似的管理难题，不妨从今天开始迈出第一步：
- 召开一次跨部门会议，列出当前进销存环节最头疼的3个问题；
- 登录搭贝官网，搜索对应行业模板进行预览（推荐访问：https://www.dabeicloud.com/）；
- 选择一个非关键业务模块试点运行，比如先做采购管理上线；
- 收集一线反馈，优化流程后再推广至全公司。
记住，数字化不是一场豪赌，而是一系列小步快跑的迭代。正如那位佛山厂长所说：‘我不指望系统让我多赚多少钱，只要别再因为账不对耽误生产，就值回票价了。’如今，他的办公桌上那三本泛黄的手写账本，已被整齐收进了档案柜，成为一段值得铭记的创业记忆。
