很多中小型制造企业在发展到一定阶段后都会遇到一个共性问题：原材料采购靠Excel记录，生产进度靠口头传达，仓库盘点全靠人工翻账本。某地一家做五金配件的加工厂就曾因此吃过大亏——上个月客户紧急加单，结果发现关键原料铜棒库存不足，但采购部却毫不知情，因为库存数据还在用上周五的手写台账。等发现时已经耽误了三天交期，最终赔付违约金1.8万元。这种‘信息断层’在年营收3000万以下的制造型企业中极为普遍，核心原因不是管理不重视，而是传统进销存软件太重、太贵、太难用，而手工记账又跟不上业务节奏。
一、从混乱到清晰：一家离散制造企业的数字化转型之路
位于浙江台州的宏达精密机械有限公司，是一家典型的离散制造企业，员工65人，年营业额约2800万元，主营非标自动化零部件加工。过去三年，公司业务增长迅速，但内部管理越来越吃力。最头疼的是三个环节：一是采购计划靠老板拍脑袋，经常出现‘该买的没买，不该买的囤了一堆’；二是车间领料没有系统记录，月底对账时经常出现‘多领少报’的情况；三是成品出库和财务回款脱节，销售说货已发，财务却迟迟收不到款。
2025年9月，该公司开始尝试使用 生产进销存（离散制造） 模板进行系统重构。这套系统基于搭贝低代码平台搭建，无需开发人员参与，由行政主管牵头，仅用两周时间完成基础配置并上线运行。整个过程分为三个阶段：
- ✅ 第一阶段：基础数据导入与权限划分 —— 将原有Excel中的供应商名录、物料编码、客户档案统一录入系统，设置不同岗位的操作权限。例如采购员只能查看和提交采购申请，不能修改审批流程；车间组长可发起领料申请，但不可反向冲销。
- 🔧 第二阶段：流程节点固化 —— 将采购申请→比价审批→订单生成→到货验收→入库登记→生产领用→完工入库→销售出库→开票回款等12个关键节点全部线上化。每个环节必须上传凭证或填写备注，确保责任可追溯。
- 📝 第三阶段：报表看板定制 —— 根据管理层需求，定制了“原材料周转率”、“订单交付准时率”、“呆滞库存预警”三张核心报表，每日自动推送至企业微信群。
上线一个月后，最直观的变化是：采购部不再频繁打电话问仓库还有多少料，系统实时显示可用库存；车间主任也不再为谁多领了两根钢材扯皮，所有领料记录都有电子签名确认；财务更是省去了每月初长达三天的对账工作，系统自动生成应收应付明细表。
二、高频痛点解析：两个典型问题及应对策略
在实际应用过程中，并非所有企业都能一帆风顺。以下是我们在服务多家客户时总结出的两个最具代表性的共性问题及其解决方案：
问题一：老员工抵触新系统，习惯于纸质单据流转
不少中小企业存在‘人治大于系统’的现象。尤其是一些资深员工，长期依赖手写单据和口头沟通，认为‘系统太麻烦’‘不如我记本子快’。这种情况如果不解决，极易导致系统沦为摆设。
📌 解决方法：轻量切入 + 激励机制
建议不要一开始就要求全员上线全部模块。可以先从采购申请这一最小闭环入手。比如规定：所有超过500元的采购必须通过系统提交申请，纸质单据不再受理。同时设立‘无差错提报奖励’，每月评选一次，给予200元话费补贴。这样既降低了学习成本，又形成了正向激励。宏达机械正是采用此法，在两周内实现了采购端100%线上化。
此外，利用搭贝平台的移动端扫码功能也能大幅提升体验。例如仓库人员收到货物后，只需打开手机APP扫描物料二维码，即可完成验收和入库，比填写纸质单节省至少70%时间。相关操作可通过 新版进销存系统（通用版） 直接部署。
问题二：物料编码混乱，导致系统无法准确识别
很多企业虽然有物料编号，但命名规则随意。比如同样是M6螺丝，有的叫‘螺钉-001’，有的叫‘标准件-A6’，甚至同一个物料在不同部门名称都不一致。这会导致系统中出现大量重复条目，严重影响数据分析准确性。
📌 解决方法：建立统一编码规则 + 批量清洗历史数据
我们建议采用‘分类码+规格码+属性码’三级结构。例如：JX-0603-ST 表示：机械类（JX）→ 直径6mm长度30mm（0603）→ 不锈钢材质（ST）。该规则一旦确定，需全公司统一执行。
对于已有历史数据，可借助搭贝平台的数据导入助手进行批量清洗。系统支持模糊匹配、字段映射、去重合并等功能，原本需要三天的人工整理工作，现在半天即可完成。清洗后的数据可无缝对接至 生产进销存系统 ，确保后续业务运转顺畅。
三、实操指南：四步搭建适合自己的进销存体系
无论你是贸易型公司还是生产型企业，只要涉及‘进货→销售→库存’这三个动作，都可以按照以下四个步骤快速构建属于自己的数字化管理体系：
- ✅ 第一步：明确业务场景与核心诉求 —— 先问自己三个问题：我们最常出错的环节是什么？哪些数据目前是盲区？管理层最关心哪几个指标？例如食品行业关注保质期，餐饮门店重视损耗率，而制造业则更看重BOM配比和工序跟踪。根据场景选择合适的模板，如食品类推荐使用 食品进销存系统 ，包含批次追踪与临期预警功能。
- 🔧 第二步：配置基础档案与流程引擎 —— 在系统中录入供应商、客户、仓库、计量单位等基本信息。然后设计审批流，比如采购金额低于2000元由部门主管审批，高于5000元需总经理签字。搭贝平台提供可视化流程设计器，拖拽即可完成，无需代码基础。
- 📝 第三步：打通上下游协同节点 —— 实现内部协同只是第一步，更高阶的目标是连接外部伙伴。例如将采购订单一键推送给供应商，对方确认后自动同步交货时间；或将销售出库信息对接物流公司，生成电子运单。这些功能在 新进销存（标准版） 中均已预置集成接口。
- 📊 第四步：设置关键指标监控看板 —— 定义3-5个核心KPI，如库存周转天数、订单履约率、采购达成率等，并将其可视化展示。系统支持按日/周/月自动生成趋势图，帮助管理者及时发现问题。例如当某物料连续三周未动用时，系统会标红提醒，避免形成呆滞库存。
整个搭建过程平均耗时7-10天，操作门槛低，普通文员经半天培训即可独立维护。所需工具仅为一台联网电脑和一部智能手机，所有数据云端存储，支持多地实时访问。
四、效果验证：用数据说话才是硬道理
任何系统的价值最终都要回归到业务结果上。我们以宏达机械为例，列出其上线前后关键指标对比：
| 指标项 | 上线前（平均值） | 上线后（三个月均值） | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 采购周期 | 5.8天 | 3.2天 | ↓44.8% |
| 库存准确率 | 76.3% | 98.7% | ↑22.4个百分点 |
| 订单交付准时率 | 79.5% | 95.2% | ↑15.7个百分点 |
| 财务对账耗时 | 72小时/月 | 8小时/月 | ↓88.9% |
| 呆滞库存占比 | 13.6% | 5.1% | ↓8.5个百分点 |
可以看到，仅用三个月时间，企业在运营效率和成本控制方面均取得显著提升。特别是库存准确率接近99%，意味着几乎不再因缺料而导致停产，这对接单能力形成了强有力支撑。而财务对账时间缩短近九成，则释放了人力资源去处理更具价值的工作。
值得一提的是，该企业并未额外招聘IT人员，所有运维工作由原行政主管兼任。她表示：“以前觉得系统很神秘，现在发现只要跟着搭贝官方教程一步步来，连报表都能自己做。”目前该公司已开始尝试将设备维修记录也纳入同一平台管理，进一步拓展应用场景。
五、延伸思考：进销存不只是记账工具
很多人误以为进销存就是电子版的出入库登记本，其实这是一种误解。真正的进销存系统应该是一个业务驱动的决策中枢。它不仅能记录发生了什么，更能预测可能发生什么。
比如系统可以根据历史销量和当前库存，自动计算安全库存线，并提前触发补货建议；也可以结合生产计划反推原材料需求，生成采购计划表；甚至能分析客户付款习惯，对高风险订单发出预警。这些能力正在被越来越多的中小企业所重视。
对于那些尚未启动数字化转型的企业，我们的建议是：不要追求一步到位，也不要迷信大厂ERP。可以从一个具体的痛点切入，比如解决‘月底盘点不准’或‘采购总是滞后’，选用像 进销存系统（无库存版） 这样的轻量化工具先行试水。这类系统免费开通、无需安装，三天内就能看到初步成效。
而对于已经使用传统软件但体验不佳的企业，则可考虑通过搭贝平台重建流程。其最大优势在于灵活可调，今天觉得审批层级太多，明天就可以删减；后天想增加一个报表维度，也能随时添加。这种‘随业务成长而进化’的能力，正是传统套装软件难以企及的。
六、未来趋势：低代码让管理升级不再昂贵
截至2026年初，全国已有超过12万家中小企业在使用类似搭贝的低代码平台进行管理升级。它们共同的特点是：不愿投入数十万元上ERP，但也拒绝停留在手工记账时代。他们需要的是性价比高、见效快、易维护的解决方案。
而低代码技术恰好满足了这一需求。它把复杂的编程逻辑封装成可视化的组件，让用户像搭积木一样构建应用。即使是零技术背景的用户，也能在几天内做出符合自身业务特点的管理系统。更重要的是，当业务发生变化时，系统可以同步调整，而不是像过去那样‘改一次系统花半年’。
如果你正在为企业的管理效率低下而苦恼，不妨试试从一个简单的进销存系统开始。点击这里 免费试用新版进销存系统 ，或扫描下方二维码快速体验：
数字化转型从来不是大企业的专利。只要找对工具、选准切入点，每一家中小企业都有机会实现管理跃迁。关键在于行动——别再让Excel和微信语音决定你的生意成败。
