在2026年初的制造业一线，许多中小型离散制造企业仍深陷于“订单来了找不到料，生产做了却不知去向”的困局。某地一家年营收约1800万元的机械配件加工厂，曾因原材料采购滞后、半成品积压严重，导致客户交期频频延误，每月平均损失订单金额超15万元。更棘手的是，财务月底对账时，仓库报上来的库存数和实际发货记录总是对不上——这背后，正是传统Excel手工记账与多部门信息割裂所致。这类问题并非个例，在进销存管理尚未数字化的中小企业中，高达67%的企业存在库存数据延迟超过48小时的情况，直接影响了采购决策与客户履约能力。
为什么传统方式撑不起现代进销存需求？
过去，很多企业依赖Excel表格来登记进货、销售和库存变动。听起来简单，但实操中问题频出。比如，采购员填完一张《采购入库表》，需要手动同步给仓管、财务和生产计划员，一旦有人没及时更新，后续所有环节都会出错。更麻烦的是，当产品有多个规格、批次或供应商时，Excel很难实现自动关联与预警。例如，某种钢材只允许A/B两家供应商供货，但人工操作下常出现误录C供应商的情况，造成质检不合格风险。
此外，随着订单量增长，企业往往需要处理数百种物料的动态流转。此时，Excel不仅反应慢，还极易因版本混乱引发数据冲突。一位从事五金加工的老板坦言：“我们最怕月底盘点，每次都要停三四天生产线，全员上阵翻仓，结果还是差十几万的账。”这种低效模式已无法匹配当前市场对快速响应的需求。
搭贝低代码平台：让进销存系统不再‘高不可攀’
面对上述痛点，越来越多中小企业开始转向轻量化、可定制的数字化工具。其中，搭贝低代码平台因其无需编程基础、配置灵活、上线快的特点，成为不少企业的首选。它不像传统ERP那样动辄几十万投入、半年才能上线，而是通过模块化设计，让用户像搭积木一样构建专属的进销存系统。
以【生产进销存（离散制造）】模板为例（ 点击免费试用 ），该系统预设了从订单接收、BOM拆解、生产派工到出入库追踪的全流程节点，特别适合接单生产型工厂使用。企业只需根据自身工艺流程稍作调整，最快3天即可投入使用。
实操落地五步法：从零搭建高效进销存体系
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✅ 明确核心业务流并绘制流程图：首先梳理企业当前的订单→采购→入库→生产→出库链条。建议召集销售、采购、仓库、生产四岗人员共同参与，用白板画出每个环节的信息传递路径。例如：销售接到订单后是否触发采购申请？仓库收货后是否通知质检？这些细节决定系统字段设置。
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🔧 选择适配模板并导入基础数据：登录搭贝云平台，进入应用市场，搜索“生产进销存”或“新版进销存系统（通用版）”（ 点击查看 ）。下载模板后，依次导入客户列表、供应商清单、物料编码表（含规格、单位、默认仓库）等基础档案。注意：物料编码建议采用“类别+规格+供应商首字母”规则，如MTL-FLG-20-A 表示“A供应商提供的20mm法兰”。
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📝 配置关键自动化规则：这是提升效率的核心。在系统中设置以下三项逻辑：① 当销售订单创建且库存不足时，自动生成采购建议单；② 每笔入库完成后，自动更新可用库存并推送至生产计划看板；③ 出库时强制扫描条码或选择批次号，确保可追溯。这些规则可在“工作流引擎”中通过拖拽完成，无需写代码。
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📊 部署移动端扫码终端：为仓管员配备手机或PDA设备，安装搭贝APP，实现现场扫码入库、移库、出库。每扫一次，数据实时同步至后台，避免事后补录遗漏。例如，某电机厂将原本需半小时的手工登记压缩到90秒内完成，准确率提升至99.8%。
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🔍 建立每日数据稽核机制：上线初期，安排专人每天下班前核对三组数据：系统库存 vs 实物盘点、应收金额 vs 客户回款、采购订单 vs 入库数量。连续一周无误后，逐步转为每周抽查。此步骤能快速暴露流程漏洞，防止小问题积累成大偏差。
真实案例：一家汽配厂的逆袭之路
浙江某汽车金属件生产企业，员工62人，月均订单量约450单，属于典型的中小型离散制造企业。此前长期使用纸质单据加Excel汇总的方式管理进销存，经常出现“明明买了材料却说没到货”、“成品做好了客户取消订单”的尴尬局面。2025年11月，该企业引入搭贝【生产进销存系统】（ 查看方案详情 ），实施过程如下：
第一步，由厂长牵头成立数字化小组，耗时两天完成现有流程梳理，并确定以“订单驱动生产、库存可视可控”为核心目标。第二步，选用“生产进销存系统”模板，导入137种常用物料、23家供应商及全部客户资料。第三步，设置三大自动化规则：① 销售订单确认后自动检查库存并提示缺料；② 生产任务下达后锁定对应原材料库存；③ 成品入库后自动关联订单状态。
第四步，为两名仓管员配置安卓手机，安装搭贝APP，培训扫码操作。第五步，上线首周实行“双轨运行”，即系统与手工并行，发现问题即时修正。仅用10个工作日，系统全面替代原有模式。
效果显著体现在三个方面：一是库存周转率从每年2.1次提升至3.6次；二是订单交付准时率由74%升至96%；三是财务对账时间由原来的5天缩短至半天。更重要的是，管理层可通过仪表盘实时查看“在途物料”、“待发订单”、“产能负荷”等关键指标，真正实现了数据驱动决策。
常见问题一：老员工抗拒新系统怎么办？
这是数字化转型中最常见的阻力。很多老师傅习惯了几十年的手工方式，认为“系统太复杂”“不如纸笔方便”。解决方法不能靠强制命令，而要从“降低操作门槛”和“体现即时价值”入手。
具体做法是：先挑选一名年轻且愿意尝试的员工作为“种子用户”，由他带头使用系统处理日常事务，并记录操作耗时变化。比如，原来登记一笔入库要8分钟，现在扫码只要1分半。把这些对比数据做成简易海报贴在仓库门口，形成正向激励。同时，为老年员工提供“极简模式”界面——隐藏非必要字段，只保留扫码、数量输入和提交三个按钮，极大降低学习成本。
另外，可以设立“数字化贡献奖”，每月评选最积极使用的员工给予小额奖励。某食品厂采用此策略后，三个月内全员完成过渡，甚至有58岁的仓管员主动提出想学报表查看功能。
常见问题二：系统上线后数据不准怎么破？
数据不准往往是“人的问题”而非“系统的问题”。最常见的原因是：部分环节仍在线下操作，未纳入系统闭环。例如，退货未走系统流程、样品领用不登记、临时调拨靠口头通知等。
解决方案是推行“全链路入系统”原则。所有物资流动，无论大小，必须通过系统留痕。对于特殊场景如样品赠送，可在系统中增设“非销售出库”类型，注明用途和审批人。同时，启用“操作日志审计”功能，任何修改都有迹可循。
某文具批发商曾因促销赠品未登记，导致月底库存虚低12万元。整改后，规定所有出库必须选择类型并上传审批截图，配合每周随机抽查，半年内再未发生类似事件。
如何验证系统带来的真实成效？
衡量一个进销存系统是否成功，不能只看“有没有用起来”，更要关注可量化的业务改善。推荐从以下三个维度进行效果验证：
| 评估维度 | 测量方式 | 达标参考值 |
|---|---|---|
| 库存准确率 | 随机抽盘10种物料，计算系统数与实盘数一致率 | ≥98% |
| 订单交付周期 | 统计近30天订单从接收到发货的平均天数 | 较上线前缩短20%以上 |
| 人力效率提升 | 对比系统前后，仓管/财务岗位日均事务处理量 | 每人每天多处理30%以上单据 |
此外，还可加入客户满意度调查，询问其收货及时性、沟通顺畅度是否有改善。某灯具出口商在系统上线三个月后开展问卷，87%的海外客户表示“交货节奏更稳定”，间接助力其拿下新年度长期合约。
不同行业该如何选型？这些模板直接可用
进销存需求因行业而异，并非所有企业都需要复杂功能。以下是几类典型场景及推荐方案：
- 食品生鲜类：注重批次与保质期管理，推荐使用【食品进销存系统】（ 立即体验 ），支持先进先出提醒、临期预警等功能。
- 餐饮门店：高频采购、多门店调拨，适合【餐饮门店进销存系统】（ 点击了解 ），集成POS数据对接与成本核算模块。
- 标准贸易公司：无生产环节，侧重采购销售跟踪，可用【新进销存（标准版）】（ 免费开通 ）。
- 项目制服务型企业：若无需管理库存，可选用【进销存系统（无库存版）】（ 查看详情 ），专注合同与收支管理。
选择时务必结合自身业务特点，避免功能冗余。比如一家小型办公用品经销商，强行上马带MRP运算的系统，反而因操作复杂导致弃用。反观另一家五金店，仅用“标准版”搭配手机扫码，就实现了日均200+单据的高效处理。
结语：进销存不是技术问题，而是管理升级
归根结底，进销存系统的价值不在于“有没有系统”，而在于能否推动企业管理方式的进化。它迫使企业重新审视流程、统一语言、打破部门墙。那些敢于迈出第一步的企业，往往会在半年内感受到现金流更健康、客户更满意、团队更协同的变化。
如果你还在用Excel对抗日益复杂的订单洪流，不妨试试从一个轻量级系统开始。访问 搭贝官网，选择适合你行业的模板， 点击免费试用新版进销存系统 ，用三天时间验证改变的可能性。数字化转型，从来不需要一步登天，只需要第一步走得坚定。
