在当前租赁市场竞争加剧、成本上升的大环境下，许多中小型资产管理公司仍在依赖Excel表格和纸质合同进行日常运营。某二线城市拥有32栋商业楼宇的中型地产运营企业——城寓资产，在2025年初仍采用人工登记租户信息、手动计算水电费与租金逾期提醒的方式，导致每月平均出现4-6起账单错误，客户投诉率高达18%，财务对账需耗时7个工作日以上。这种低效管理模式不仅拖累现金流透明度，更严重制约了企业的规模化扩张。
传统模式下的三大典型痛点
很多企业在发展初期为了节省成本，往往选择用最基础的工具来管理租赁业务。但随着房源数量增加、租户类型多样化（如长租、短租、联合办公等），原有的方式逐渐暴露出问题。
1. 数据分散难统一
不同项目由不同团队负责，数据存储在个人电脑或微信群中，缺乏集中管理机制。一旦人员流动，极易造成资料丢失。例如，某次审计发现，该公司有三处物业近三年的维修记录缺失，无法追溯责任归属。
2. 计费逻辑复杂易出错
商业租赁涉及多种计费方式：按面积、阶梯电价、递增租金、押金抵扣等。手工计算不仅效率低，且难以应对动态调整。特别是在跨月结算时，水电表读数更新不及时，常引发租户争议。
3. 缺乏预警机制
合同到期、租金逾期、服务费欠缴等问题无法自动提醒，主要靠人工翻查日历或Excel备注，漏跟情况频发。据内部统计，2024年因未及时续约造成的空置损失超过27万元。
数字化转型第一步：明确系统选型标准
面对市面上众多SaaS产品，企业不能盲目上线。应结合自身规模与业务特点设定选型维度：
- 操作门槛：员工是否需要编程基础？理想系统应支持非技术人员快速上手；
- 扩展性：能否适配未来新增业态（如充电桩收费、共享会议室）；
- 集成能力：是否可对接财务软件、短信平台、电子签章服务；
- 部署成本：一次性投入 vs 按月订阅，需评估ROI周期。
对于城寓资产这类中等规模企业（年营收约4800万，员工45人），更适合采用低代码平台自主搭建系统。相较于定制开发动辄数十万元的成本，低代码方案可在两周内完成部署，初始投入控制在5万元以内。
实操落地：基于搭贝零代码平台构建租赁管理系统
2025年3月，城寓资产引入 租赁系统 模板，并在此基础上进行本地化配置。整个过程由运营主管牵头，IT仅提供网络支持，真正实现“业务主导、技术辅助”。
- 📝 需求梳理阶段（第1-3天）
组织各部门召开3场工作坊，明确核心流程：合同签订 → 房源分配 → 费用生成 → 收款确认 → 维修派单。输出《业务流程图》与《字段清单》，确保后续建模不遗漏关键节点。
- 🔧 系统搭建阶段（第4-8天）
登录搭贝平台，导入预置的 租赁系统 模型，根据实际需求修改字段名称，新增“装修保证金”“免租期天数”等自定义项。通过拖拽式表单设计器完成合同、房源、租户三大主表设计。
- ✅ 规则配置阶段（第9-12天）
设置自动化规则：当合同状态变更为“即将到期（≤30天）”，系统自动向负责人发送企业微信通知；租金逾期超过7天，则触发催收邮件模板并标记为高风险账户。同时配置水电费计算公式，关联电表编号自动抓取上期读数。
- 📤 数据迁移阶段（第13-15天）
将历史Excel数据清洗后批量导入系统。特别注意日期格式统一、租户ID去重处理。使用搭贝提供的数据校验工具，发现并修正了原台账中17条重复合同记录。
- 👥 权限分配与培训（第16-18天）
按角色划分权限：前台可查看租户基本信息，财务可导出收款报表，管理员拥有全量数据操作权。组织两轮实操培训，录制操作短视频上传至内部知识库，方便随时查阅。
- 🔁 试运行与优化（第19-25天）
选取两个园区作为试点，模拟三个月完整账期运行。期间发现“违约金计算未含滞纳天数”的逻辑漏洞，通过调整公式快速修复。最终系统于2025年4月初全面上线。
常见问题及应对策略
问题一：老员工抗拒新系统，习惯用Excel怎么办？
这是转型中最常见的阻力。解决方案不是强制替换，而是创造价值感知。我们让每位员工对比同一任务在旧模式与新模式下的耗时：过去制作一份季度租金汇总表平均需3小时，现在只需点击“生成报表”按钮，3分钟即可完成。直观的时间节省让多数人主动接受改变。此外，设立“数字化先锋奖”，每月评选最佳应用案例，给予小额奖金激励。
问题二：如何确保移动端填写的数据准确性？
现场巡检人员常在弱网环境下操作APP。为此，在搭贝系统中启用了离线缓存功能，即使无网络也能填写工单，恢复连接后自动同步。同时设置必填项校验与格式限制（如电话号码必须为11位数字），防止无效提交。后台还可查看每条记录的操作时间戳与设备IP，增强可追溯性。
精细化运营场景拓展：水电费专项管理
除基础租赁管理外，城寓资产还将系统延伸至园区水电费管理场景。原有模式下，抄表员手写记录后再由文员录入，差错率达9%。现通过 园区租赁（水电费）系统 模块，实现全流程数字化：
| 环节 | 传统方式 | 数字化方式 |
|---|---|---|
| 抄表 | 纸质本手写 | APP扫码电表二维码+拍照上传 |
| 录入 | 二次人工输入 | 数据自动回传至系统 |
| 计算 | Excel公式套用 | 系统按预设单价×用量自动核算 |
| 通知 | 张贴公告或电话告知 | 租户端小程序推送缴费单 |
| 核销 | 现金/转账后手动标记 | 对接支付接口，实时更新状态 |
该模块上线后，水电费结算周期从原来的12天缩短至3天，误差率降至0.3%以下，极大提升了租户满意度。
效果验证：用数据说话
系统运行半年后，公司从四个维度评估成效：
核心指标变化：
- 合同管理效率提升：新建合同平均耗时从45分钟降至8分钟；
- 财务对账速度加快：月结时间由7天压缩至1.5天；
- 客户投诉下降：因计费错误引起的纠纷减少82%；
- 人力成本节约：原本需3人专职处理账务，现仅需1人复核异常项。
更重要的是，系统沉淀的数据成为决策依据。管理层可通过仪表盘实时查看空置率趋势图、租金收缴率排行榜、高频报修点分布热力图，从而精准制定招商策略与设施改造计划。
可持续迭代建议
数字化不是一锤子买卖，而是一个持续优化的过程。建议企业每季度开展一次“系统健康度检查”，重点关注以下几点：
- 🔄 是否有新增业务未被系统覆盖？如近期新增电动车充电服务，应及时补充计费模块；
- 📊 报表是否满足管理需要？可利用搭贝的可视化组件自定义看板；
- 🔐 权限设置是否合理？避免出现离职员工仍能访问敏感数据的情况；
- 📱 用户反馈是否积极？定期收集一线人员改进建议，保持系统生命力。
值得一提的是，搭贝平台支持一键复制应用功能，若未来拓展至其他城市分公司，可直接复用现有模板，仅做少量本地化调整即可快速启用，大幅降低复制成本。推荐有类似需求的企业前往官网了解： 租赁系统免费试用入口 。
