山谷民宿，12间房，5个人。这篇讲一家小民宿从纸质登记到系统当天上线的事。

没有需求文档，没有软件公司，需求是一句大白话，说的是预订、登记、保洁三件事。当天，四种角色、三张表单、四条工作流全部生成，第二天正式接客。

这篇把全程摊开：难账在哪，那句话怎么变成系统，一个季度跑出什么。

一、样本：山谷民宿的三本难账

1、业务底子

样本是宁老板的山谷民宿：一条山路进出的山谷村，12间客房，5个人——前台姑娘、保洁阿姨、管家、做饭的师傅，加他本人。

民宿的账，难在「散」。

预订的账难：订单来自五个口子：OTA两成多，微信直订、电话、老客介绍凑其余。订单记在本子上，房态记在白板上，节假日一改单，漏改一头就是超售。

入住的账难：登记靠手写两联单。想查「上个月谁住过201」，翻本子翻到眼花。

保洁的账难：谁打扫、哪间扫了，全在保洁阿姨脑子里。旺季连着退房，漏扫一间，下拨客人进了没打扫的房，体验砸手里。

2、旧路的账

宁老板算过上系统的账。

定制开发，前年问过：报价九万，工期四个月，还要先交需求文档。九万抹掉小半个旺季利润，报价单他压在抽屉里两年。

酒店版SaaS，去年试过：一年好几千，装上发现两个别扭。

其一，民宿要分「整栋包院」和「单间」两种卖法，系统里整栋就是一个大房间，跟单间拼着卖打架。

其二，保洁按「次日集中派单」设计，山谷民宿的规矩是退房后立刻打扫、新客中午直接进房。用了一个月，退了。

3、一句话生成

今年开春，开民宿的同行推荐了搭贝。宁老板晚上安顿完客人注册，第一句话：

先出来的是方案说明：预订怎么记、入住怎么登、保洁怎么派，逐条摆开。

宁老板核出两处口径。

其一，预订默认不分卖法，实际要分「整栋/单间」——整栋一口价，单间按间夜，库存联动：整栋一卖，单间全锁；改。

其二，保洁默认「次日集中派单」，实际要「退房后即派」——退房立刻扫，改。

两处一句话改完，方案当场刷新。

二、九步实录

1、第一步：填写需求

就是开头那句大白话，没有需求文档。一句话锚定方向：预订、入住、保洁，三摊生意的骨架，后续每一步都在这个骨架上长肉。

2、第二步：引导问题

系统追问四件事：

四问答完，最容易扯皮的口子全部有了预案。预案不是系统送的，是宁老板自己的规矩——问答把它们挖了出来。

3、第三步：生成总览

四问答完确认，系统当天生成。总览一屏摊开：角色、表单、看板、流程、规则、智能体全部在列。

宁老板的原话：「我以为是效果图，点进去发现都能用。」

4、第四步：角色

三种角色：

老板管全局审批，前台管预订入住，保洁只见任务，管家管客需盘点。

5、第五步：表单

十一张表单：

预订单带渠道标记，OTA单直询单两个口径，改期留痕。

登记单带姓名、证件、日期、房号，退房自动生成保洁任务。任务单带房号、状态、完成时间，加急要老板批准——规矩长在单子上。

6、第六步：看板

老板视角的看板三块：

宁老板最常用的是房态总览：12间房住没住、谁住、哪天走，一屏全见。

渠道占比是另一块——OTA佣金22%以前是笔糊涂账，现在每月一眼看清。前台有预订队列，保洁有任务清单，各盯各的活。

7、第七步：流程

三条工作流把全店串起来：

预订流管订单房态，入住流管登记交接，保洁流管打扫验收，对账流管日结对账。

规矩长在流程里：整栋一卖单间全锁，卡在预订流；退房后即派，卡在入住流和保洁流衔接上。

8、第八步：业务规则

四条核心规则，上线前单独验证过。

规则是问答环节定下的口径，生成时落成了硬约束。这是「规矩」和「愿望」的区别。

9、第九步：AI智能体

生成物里带预订改期智能体：客人改期，系统先核房态，先于老板开口。

按官方口径，智能体在关键环节主动辅助：改期它先核房态，退房它先派保洁，对账它先出差异。

配合AI工作流智能对话，跟系统说话就能改流程。「OTA取消单当日清差价」说出去，当天进对账流。

一处小瑕疵：客户信息默认带「血型」字段。住个宿登记血型，隐私和生意无关。说了一句「去掉血型」，当天删除。

三、上线一个季度：正式业务的答卷

1、三本难账的变化

预订：五个口子的订单一张表，节假日超售清零——本子和白板两头的改，变成房态一处改、处处生效。OTA佣金占比22%头一回看得清，直订比例从一成半提到四成。

入住：两联单退休。想查「上个月谁住过201」，点两下屏幕。

保洁：漏扫清零。旺季那周12间房连退连进，任务单一条不乱。

2、两个数字

直订涨到四成——省下的佣金一年是笔可观数字。账变准数，客人自然往直订走。超售清零——不是房多了，是联动的责任从本子转到系统，敢卖了。

3、员工的状态

5个人，上手三天。保洁阿姨五十多岁，第二天就自己点任务单干活。

前台姑娘的评价最直接：「以前节假日改单，一手本子一手白板两头改，现在只盯屏幕。客人电话里改期，当面就改完。」管家也发现：任务单写着房号和状态，谁的活谁认领，月底盘物资不用对嘴。

四、「当天上线」的三个前提

1、规矩说得清

整栋单间联动、退房后即派——这些规矩宁老板张口就来，因为想了两年。

AI生成的是规矩的载体，不是规矩本身。规矩说不清的生意，先理业务再谈系统。

2、验证做得实

上线前三步验证：总览逐项点验、历史订单录系统比对、新旧并行十天四次对账零差异。生成完直接切正式的冲动，被这十天按住了。

生成的系统不是不能信，是不该盲信。验证这一步，谁也替不了你。

3、边界认得清

这套系统管的是预订、入住、保洁、对账的骨干。门锁、发票直连不在这次生成范围内——边界清楚，各行其是。

「能用于正式业务」不等于「能用于一切业务」。边界认清楚，甜区才用得足。

宁老板的判断可以抄作业：骨干进系统，门锁和发票留给以后的开放能力。

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