在2026年初的制造业一线，不少中小型离散制造企业仍深陷“有单不敢接、有货不敢囤”的尴尬境地。张总经营一家位于东莞的五金配件加工厂，年营收约1800万元，员工45人。每到季度末盘点时，财务发现原材料库存高达370万元，而客户订单却频频因缺料延期交付。更令人头疼的是，采购部门依据“经验”下单，仓库月底才发现某种铜材多进了2.3吨，而急需的不锈钢棒材却断货三天——这背后暴露出的，正是传统手工记账或Excel管理下的进销存信息割裂问题。数据不同步、流程不闭环、预警无机制，导致企业运营成本高企、客户满意度下滑，成为制约中小企业发展的隐形枷锁。
一、从混乱到有序：搭建可视化进销存体系的第一步
要打破这种恶性循环，首要任务是实现业务数据的集中化与实时化。很多老板误以为必须花几十万上ERP系统才能解决，其实不然。以搭贝低代码平台为例，企业无需编写代码，仅需通过拖拽式表单设计，即可快速构建符合自身业务逻辑的进销存管理系统。对于像张总的工厂这类离散制造型企业，关键在于打通“销售接单—生产计划—物料需求—采购执行—入库质检—出库发运”全链路。
具体操作中，第一步是明确核心业务模块。通常包括客户管理、供应商档案、产品BOM（物料清单）、采购订单、销售订单、库存台账、出入库记录等。这些模块并非孤立存在，而是通过唯一编号（如订单号、物料编码）相互关联。例如，当销售部门录入新订单后，系统应能自动触发对现有库存的可用量查询，并结合BOM结构反向推算所需原材料缺口。
这里推荐使用 生产进销存（离散制造） 模板作为起点。该模板已预设了适用于机加工、装配类企业的常用字段和审批流，企业只需根据实际产品结构调整物料分类和单位即可快速启用。
实操步骤：初始化系统基础设置
- ✅ 登录搭贝平台并创建新应用：访问官网后选择“新建应用”，上传企业LOGO，命名“XX公司生产进销存系统”；
- 🔧 导入基础数据表结构：从模板市场导入“离散制造进销存”模型，自动加载客户、供应商、物料三大主数据表；
- 📝 配置自定义字段：在物料表中添加“材质”“规格”“安全库存”“最小订货批量”等字段，便于后续智能补货判断；
- ⚙️ 设定权限角色：为销售、采购、仓管、财务分别设置查看与编辑权限，确保数据安全与责任清晰；
- 📤 批量导入历史数据：将原有Excel中的客户名单、供应商联系方式、现有库存明细整理成标准格式后一键导入。
整个初始化过程平均耗时不超过3个工作日，且无需IT人员参与。即使是刚毕业的文员经过半天培训也能独立完成。相比传统软件动辄数周部署周期，效率提升显著。
二、订单驱动型生产：让每一笔采购都有据可依
许多中小企业采购失控的根本原因，在于采购行为脱离了真实订单需求。常见现象是采购员为了拿返点或多拿赠品而超额进货，或是因害怕断货采取“宁多勿少”策略，最终造成资金占用和呆滞风险。真正的解法是建立“以销定采、以产定购”的联动机制。
在搭贝系统中，可通过“公式字段”和“关联查询”功能实现智能提醒。例如，在采购申请单中设置一个“是否紧急”字段，其值由以下逻辑决定：若【对应销售订单交期】- 【当前日期】≤ 5天，且【该订单所需物料当前库存】< 【需求总量】，则标记为“紧急”。这样一来，采购主管打开待办列表时，系统会优先高亮显示红色预警项，避免遗漏关键物料。
此外，还可设置“采购建议报表”，每日自动生成一份《明日需跟进采购清单》，内容包含：缺料名称、缺货数量、关联订单号、最晚到货日期、推荐供应商等信息。这份报表可直接导出发送给采购团队，极大减少沟通成本。
值得一提的是，系统支持与企业微信/钉钉集成，一旦某项物料库存低于设定的安全阈值，便会自动推送消息至责任人手机端。比如当某种螺丝库存降至不足1000颗时，仓管员会在钉钉收到提示：“【库存预警】M4×10平头螺钉剩余987颗，请确认是否发起补货。”这种即时反馈机制有效防止人为疏忽。
三、真实案例复盘：一家汽配厂的三个月转型之路
浙江绍兴某汽车零部件生产企业，主要为客户定制变速箱壳体组件，属于典型的多品种、小批量离散制造模式。企业在2025年底面临严重交付压力：全年订单履约率仅为68%，客户投诉率上升至12%。经内部审计发现，83%的延期源于原材料供应不及时，而同期原材料周转天数却高达92天，明显存在结构性浪费。
2026年1月起，该企业引入 生产进销存系统 进行试点改造。实施过程分为三个阶段：
| 阶段 | 核心动作 | 达成效果 |
|---|---|---|
| 第1个月 | 完成系统部署、基础数据录入、员工培训 | 实现订单与库存数据线上化，告别纸质台账 |
| 第2个月 | 上线BOM管理、采购联动、库存预警功能 | 采购准确率提升至89%，缺料停工减少60% |
| 第3个月 | 接入生产进度跟踪、质量检验模块 | 订单履约率回升至91%，客户退货率下降至3.5% |
尤为关键的是，系统帮助他们识别出长期被忽视的“影子库存”问题——即部分边角料虽登记在册，但因存放混乱无法及时调用。通过启用条码扫描+库位管理功能，实现了物料精准定位，盘活闲置资产超47万元。
四、两大高频痛点及应对策略
问题一：跨部门协作难，信息传递靠口头或微信群
这是中小制造企业最常见的通病。销售签了急单不通知生产，采购买了新材料不更新仓库，车间领料后不及时登记……最终导致数据失真、责任不清。
解决方案是强制推行线上审批流。在搭贝系统中，所有业务动作都必须走数字流程。例如：
- 销售订单提交后，需经生产经理确认产能方可生效；
- 采购申请必须关联具体销售订单或生产计划单；
- 仓库出库操作完成后，系统自动通知对应车间负责人收料。
这样做的好处是形成完整的“业务证据链”。任何环节出现问题，都能追溯到源头责任人。同时，管理层可通过仪表盘实时查看各环节流转效率，及时干预卡点。
问题二：库存数据不准，盘点总是对不上账
手工记账时代，仓管员凭记忆记流水账，下班前再统一录入Excel，极易出现漏记、错记。更有甚者，借用关系户临时堆放货物却不入系统，进一步加剧混乱。
根本对策是实行“日清日结+动态盘点”机制。每天下班前半小时，仓管员需登录系统核对当日所有出入库记录是否完整，并打印《日结汇总表》签字归档。每月初安排一次全面盘点，系统提供《盘点差异对比表》，自动标红异常项供复盘分析。
进阶做法是引入PDA扫码设备（成本约800元/台），每次出入库均扫描物料条码，数据实时同步至云端。即使网络中断，本地缓存也会在网络恢复后自动补传，保障数据连续性。
五、效果验证维度：用数据说话，衡量系统价值
任何管理改进都需要量化评估。在推进进销存数字化过程中，建议重点关注以下三个核心指标的变化趋势：
1. 订单履约周期：从接单到交付的平均天数。目标是在3个月内缩短20%以上；
2. 原材料周转率：年消耗金额 / 平均库存金额。健康水平应在6次/年以上，越高说明资金利用越高效；
3. 库存准确率：盘点一致项数 / 总盘点项数。数字化初期应达到95%以上，后期追求98%+
以上指标可在搭贝系统的“经营管理看板”中自动生成趋势图。管理层每周例会可围绕图表展开讨论，聚焦改善点，避免空谈。
六、灵活扩展：从进销存迈向智能制造第一步
当基础进销存运行稳定后，企业可逐步叠加更多智能化功能。例如：
- 对接电子秤，自动采集入库重量并生成记录；
- 集成OCR识别技术，拍照发票即可提取供应商、金额、税号等信息；
- 连接生产设备PLC，实时采集开机时长、产量数据，辅助成本核算。
这些高级功能并非遥不可及。搭贝平台提供丰富的API接口和插件市场，企业可根据发展阶段按需启用。比如 新版进销存系统（通用版） 就内置了与主流财务软件（如金蝶、用友）的数据同步能力，避免二次录入。
对于没有专职IT团队的小企业来说，还可以选择“搭贝专家服务”，由官方认证顾问远程协助配置复杂逻辑，费用按小时结算，性价比远高于外包开发。
七、写在最后：数字化不是选择题，而是生存必答题
回到开头张总的问题。他在2026年春节前完成了系统上线，第一个月就发现了两个长期重复采购的冗余物料，年度节省采购支出达11万元。更重要的是，销售部门现在敢于承接加急订单，因为他们知道系统能实时反馈交付能力。
如果你的企业还在用Excel管库存、靠人脑排计划，那么现在就是行动的最佳时机。点击 新进销存（标准版） 免费试用，30分钟内即可体验全流程操作。别让落后的管理方式拖垮你的优质产品。
