在当前建筑行业利润持续压缩、人工成本攀升的背景下，许多中小型施工企业仍深陷于项目进度失控、材料浪费严重、沟通效率低下的泥潭。某地级市一家年产值约8000万元的民营建筑公司就曾面临这样的困境：一个住宅楼建设项目原定工期18个月，却因多方协调不畅、资料传递延迟、变更管理无记录而拖延至26个月，直接导致资金链紧张，客户满意度大幅下滑。这类问题并非个例——据2025年住建部发布的《建筑业数字化发展白皮书》显示，全国约67%的中小建筑企业在项目执行中缺乏系统性管理工具支持，依赖Excel和微信群进行协作，信息孤岛现象普遍。
一、传统管理模式的三大致命短板
很多项目经理仍习惯用“老办法”管项目：早上开个会布置任务，中午打电话催进度，晚上翻纸质台账查支出。这种模式在小项目上或许勉强可行，但一旦涉及多工种交叉作业或跨区域管理，立刻暴露出三大硬伤。
首先是信息不同步。比如钢筋班组完成了梁板绑扎，但未及时通知模板班组进场，造成窝工；或者设计变更图纸只发给了总包方，分包单位仍按旧图施工，返工损失动辄数万元。其次是过程无留痕。安全巡检靠口头提醒，质量整改没有闭环跟踪，出了事故责任难以界定。最后是数据难聚合。财务要算成本得挨个找负责人要报表，预算超支往往发现时已无法挽回。
二、实操案例：一家区域型建企的转型之路
以江苏南通某民营建筑公司（企业类型：房屋建筑工程总承包三级资质，员工规模120人，年均承接项目4-6个）为例，他们在2025年初启动了管理升级计划。该公司此前所有项目均采用纸质表单+微信沟通的方式，项目文档散落在各人手机中，管理层无法实时掌握现场动态。
他们选择引入 建筑工程管理系统 作为核心平台，该系统基于搭贝低代码平台构建，无需专业IT团队即可快速部署。整个实施周期仅用时3周，由公司内部一名懂Office且熟悉项目流程的工程主管牵头完成配置，零代码开发门槛极低。
系统上线后，首先将五大核心模块落地：项目进度管理、材料进出库登记、质量安全巡检、合同与付款审批、劳务人员考勤。所有数据统一录入平台，角色权限分级控制，项目经理可随时查看任意项目的实时状态。
三、可复制的四步落地法
-
🔧 梳理现有业务流程并标准化：召集各项目负责人召开两天工作坊，绘制出从项目中标到竣工结算的全流程图谱，明确每个环节的责任人、输入输出物及时间节点。例如，“隐蔽工程验收”必须包含影像资料上传、三方签字确认、整改闭环记录三项要素才算完成。
-
✅ 在搭贝平台上搭建基础应用框架：利用其拖拽式表单设计器，创建“施工日志”“材料申请单”“安全检查表”等12张电子表单，并设置自动流转规则。如当“材料采购申请”提交后，系统自动推送至成本经理审核，再流转至总经理审批，全程留痕可追溯。
-
📝 组织全员培训并试点运行：选取正在开工的一个厂房项目作为试点，安排平台管理员驻场指导操作。前两周允许双轨运行（纸质+电子），第三周起全面切换为线上流程。期间收集反馈优化字段设置，如增加“紧急程度”选项提升响应效率。
-
📊 建立数据看板实现可视化监控：通过平台内置的数据分析功能，生成项目进度偏差率、材料损耗率、安全隐患整改率等关键指标图表。管理层每周一上午召开15分钟线上会议，聚焦红灯预警项进行调度。
四、两个高频问题及应对策略
问题一：一线工人不愿用手机填表怎么办？
这是最常见的落地阻力。很多老师傅对智能手机操作不熟练，担心误操作被扣钱。解决思路不是强制推行，而是降低使用门槛+绑定实际利益。
具体做法包括：① 设计极简表单，字段不超过8个，必填项用红色星号标注；② 提供语音录入功能，允许口述后由系统转文字；③ 将考勤打卡与工资发放挂钩，只有完成每日签到和任务确认才能进入薪资核算流程。试点项目中，通过这三项措施，工人使用率从初期的43%提升至第4周的91%。
此外，推荐为班组长配备预装系统的平板设备（成本约800元/台），由其代为录入班组整体情况，减轻个体负担。目前已有超过200家中小建企采用此模式，可在 建筑工程管理系统 中免费下载适配模板。
问题二：多个分包单位如何统一接入系统？
大型项目常涉及土建、水电、幕墙等多个分包商，各自有独立管理体系。若要求他们全部更换工具几乎不可能。此时应采取轻量化协同策略。
解决方案是启用系统的“外部协作门户”。总包方在平台上创建专属项目空间，为每家分包单位分配只读或有限编辑权限账号。关键节点如“工序交接”“材料进场验收”，系统自动发送短信+微信消息提醒相关责任人登录处理。所有操作记录同步归档，避免推诿扯皮。
例如，在某商业综合体项目中，玻璃幕墙单位通过外部链接上传了吊装方案及检测报告，监理单位在线审核并签署意见，全过程耗时不足2小时，相比以往邮寄纸质文件节省至少3天时间。这一机制已在多个EPC项目中验证有效。
五、效果验证：三个维度看得见的改变
任何管理改进都需量化评估。该公司在系统运行满三个月后进行了阶段性复盘，从以下三个维度验证成效：
| 评估维度 | 实施前 | 实施后（3个月） | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 平均项目进度偏差率 | +17% | +6% | ↓65% |
| 材料损耗率（钢筋/混凝土） | 5.8% / 4.2% | 3.9% / 2.7% | ↓33% |
| 质量安全问题平均整改周期 | 5.2天 | 1.8天 | ↓65% |
尤其值得注意的是，由于材料申领与库存联动控制，系统自动预警超量采购行为，仅一个项目就避免了价值14.7万元的钢筋冗余采购。同时，所有变更签证均有电子留痕，审计争议减少70%，客户对透明化管理表示高度认可。
六、延伸应用场景：让数据产生更大价值
当基础流程跑通后，可进一步挖掘数据潜力。例如，将历史项目的工效数据（如每平方米砌筑所需人工工时）沉淀为知识库，用于新项目投标阶段的成本测算，准确率较以往经验估算提升40%以上。
另一个高阶用法是结合移动端GPS定位功能，实现真实到岗核查。要求安全员每日巡检时在现场拍照并上传，系统自动比对位置坐标与项目边界，防止虚假打卡。该功能已在多地住建部门推动的“智慧工地”建设中成为标配。
更进一步，可通过API接口将平台数据对接至企业ERP系统，实现项目成本与财务账务的自动同步，减少重复录入错误。虽然此步骤有一定技术门槛，但搭贝平台提供标准接口文档和社区技术支持，中小企业也可逐步推进。
七、给管理者的行动建议
数字化转型不必追求一步到位。建议从最小可行场景切入，比如先上线“施工日志+影像资料归档”功能，让团队适应线上协作节奏。每两周迭代一次，逐步扩展模块范围。
同时要建立正向激励机制。对积极使用系统、数据填报完整的项目组给予绩效加分或小额奖金，形成良性循环。某国企项目部甚至将系统活跃度纳入“年度优秀班组”评选指标，显著提升了参与积极性。
最重要的是，管理层必须带头使用。如果项目经理自己还在看Excel报表，却要求下属填电子表单，必然难以推行。正确的做法是：每天上班第一件事，打开系统查看各项目红黄绿灯状态，发现问题即时在线调度，用实际行动传递变革决心。
如今，这家南通企业已将该系统推广至全部在建项目，并计划在2026年上半年申请“省级智能建造示范项目”认定。他们的经验证明：即使没有强大IT团队，中小建筑企业也能借助像 建筑工程管理系统 这样的低代码工具，实现管理跃迁。未来，谁能更快地把施工现场的数据“活起来”，谁就能在激烈竞争中赢得主动权。
