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一、前言：初创公司，别让进销存拖垮你的资金链
很多初创公司的老板，都把精力放在“找客户、做销售”上，觉得“公司刚起步，规模小，进销存随便管管就行”。但实际上，初创公司 资金有限 、 抗风险能力弱 ，进销存管理混乱带来的影响更致命——可能一笔 库存积压 就占用了大部分 启动资金 ，一个 订单漏发 就丢了重要客户。
朋友小王去年创办了一家小型玩具批发公司，启动资金只有50万，因为没做进销存管理， 盲目进货 了30万的玩具，结果大部分都是 滞销款 ，资金全被 套牢 ，连给员工发工资都困难；还有一家初创电商公司，因为没记清楚 库存 ，给客户 发错货 ，客户不仅 取消订单 ，还在行业群里吐槽，影响了后续的 客户拓展 。
其实初创公司的进销存管理，不用追求 复杂的系统和流程 ， 零成本 也能搭建基础体系。下面分享3个步骤，帮助初创公司快速理顺进销存。
二、第一步：用Excel搭建3个核心台账，实现账实清晰
初创公司 人员少、 订单量小 ，用 Excel 就能满足进销存管理的基本需求，不用花一分钱，关键是把 核心数据 记录清楚。
🔥 必建的3个核心台账：
▪️ 商品信息台账 ：记录所有商品的基础信息 ，包括商品名称、规格、型号、单价（进货价、销售价）、 供应商信息 、保质期（如有）。用Excel表格列清楚，方便后续 查询和管理 。比如玩具公司的商品信息台账，要区分不同年龄段的玩具、不同材质的玩具，标注清楚进货价和销售价。
▪️ 库存台账 ：这是最核心的台账 ，记录每个商品的 入库 、 出库 、 当前库存 数据。表格要包含日期、商品名称、规格、入库数量、出库数量、当前库存、备注（入库注明供应商，出库注明客户）。 每天更新一次 ，确保库存数据 准确 。比如某款积木今天入库100件，出库30件，当前库存就是70件，备注里注明入库的供应商和出库的客户。
▪️ 订单台账 ：记录所有 销售订单 的信息，包括订单日期、客户名称、商品名称、规格、数量、金额、 付款状态、 发货状态 、备注。用这个台账能清晰掌握 订单进度 ，避免 漏发、错发 。比如某客户下了50件拼图的订单，付款后标注“已付款”，发货后标注“已发货”，并填写物流单号。
技巧：在Excel中设置 公式 ，实现 数据联动 。比如库存台账的“当前库存”=上一次库存+入库数量-出库数量，订单台账的“未发货订单”自动筛选，减少 手动计算的失误 。
三、第二步：梳理2个核心流程，避免混乱
初创公司不用制定复杂的流程，但必须明确 “进货” 和 “销售” 两个核心流程，避免出现“有人进货、没人管库存”“有人接单、没人管发货”的混乱情况。
🔥 核心流程梳理：
▪️ 进货流程 ：老板/采购岗 确认需求 →联系供应商 询价 →确定 采购量 并下单→商品到货后，由专人（可以是老板自己或员工） 核对数量和质量 →确认无误后 入库 ， 更新 库存台账 →同步给财务岗 记录成本 。
关键：进货前必须 查看库存台账 ，确认当前库存数量，避免 盲目进货 。比如玩具公司想进一批遥控车，先看库存台账，发现还有50件库存，而近一个月只卖了20件，就减少采购量，只进30件。
▪️ 销售流程 ：销售岗/老板 接单 →查看库存台账 确认有货 →与客户 确认订单细节 （数量、价格、发货时间）→客户付款后，更新订单台账为“ 已付款 ”→安排 发货 ，更新库存台账（出库）→更新订单台账为“ 已发货 ”，填写 物流单号 →后续 跟踪物流进度 ，处理 退换货 。
关键：接单前必须 查库存 ，避免 超卖 ；发货后 及时更新台账 ，避免 漏记 。
四、第三步：明确责任分工，避免责任不清
初创公司可能只有几个人，无法设置 专门的进销存岗位 ，但必须 明确每个人的职责 ，避免出现问题 互相推诿 。
🔥 责任分工建议：
▪️ 老板 ：负责 审批采购计划、销售订单 ， 定期查看台账数据 ， 每月做一次库存盘点 ，确保进销存管理的整体顺畅。
▪️ 销售岗 （如有）：负责 接单、与客户沟通 ，及时把 订单信息录入订单台账 ，跟踪发货进度 。
▪️ 库管岗 （可由员工兼任）：负责商品的入库、出库核对 ， 每天更新库存台账 ， 保持仓库整洁 ，避免商品 损坏、丢失 。
▪️ 财务岗 （可外包或兼职）：负责 记录采购成本、销售金额 ，与 台账数据核对 ，确保 资金和数据一致 。
比如3人的初创玩具公司，老板负责审批和盘点，一个员工负责销售和订单台账，另一个员工负责库管和库存台账，财务外包，这样分工清晰，能避免大部分混乱。
五、结语：初创公司，进销存要“先理顺再升级”
对初创公司来说，进销存管理的核心是 “先理顺基础” ，不用追求“高大上”的系统，用Excel搭建台账、梳理核心流程、明确责任分工，就能实现 账实清晰、周转顺畅 。
随着公司 规模扩大 、 订单量增加 ，再逐步升级到 轻量化的进销存软件 。记住，初创公司的 资金和精力 都有限，把进销存这个 “基础内功” 练扎实，才能避免因管理混乱导致的 资金浪费 和 客户流失 ，为业务的 持续发展 打下坚实基础。
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